¿Qué es la administración de proyectos informáticos? ¿Cómo administrar los recursos de proyectos informáticos? ¿Qué es un administrador de recursos en informática? ¿Cuáles son los tipos de proyectos en informática?

Una vez que la estrategia se encuentra establecida, resta ponerla en práctica. Esto se logra mediante la gestión de los colaboradores y los recursos materiales (dinero, recursos tecnológicos) podemos conceptualizar dos tipos de actividades en la gestión: las operaciones y los proyectos. Cuando mencionamos operaciones estamos hablando del funcionamiento de la actividad diaria, es decir que los sistemas de información se encuentren funcionando sin inconvenientes. Al hablar de proyectos estamos considerando un objetivo a alcanzar, por ejemplo implementar un nuevo sistema.

Las principales diferencias son las siguientes. Por un lado las operaciones son actividades repetitivas, se van sucediendo sin límite de continuidad y tienen recursos humanos y materiales. Por el lado de los proyectos cada proyecto es único requiere de decisiones específicas, tienen un inicio y fin cuando se llega al objetivo y se asignan recursos humanos y materiales en forma específica durante la duración del proyecto.

Gestión de operaciones

El objetivo es que los sistemas de información se encuentren funcionando sin inconvenientes incluyendo procesos de calidad y la implementación de un conjunto de indicadores que permita a la dirección tener control de las operaciones de las áreas.

Tiene como objetivo la eficiencia en la generación del producto objetivo es decir lograr el producto deseado a menor costo. Ese conjunto de proyectos se agrupa en un programa de proyectos con el objetivo de facilitar la coordinación por ejemplo resolviendo restricciones de recursos y coordinando secuencia de actividades.

Como ejemplos podemos mencionar. la selección de un software de gestión, la instalación de terminales y un nuevo sistema, un proyectos mixto que incluya la coordinación de la obra arquitectónica , la instalación de una LAN, la capacitación de usuarios y la puesta en marcha de ese proyecto. Hay que destacar ciertas cosas a tener en cuenta. Hay un esfuerzo temporal un ciclo de vida, se lleva a cabo para crear un producto, tiene un propósito único, para desarrollar el proyecto es necesario desarrollar actividades múltiples, hay un destinatario, las tareas están interrelacionadas, hay una aplicación de recursos múltiples y por último incertidumbre ya que hay que ver qué pasa con el mismo si es lo esperado.

Todo proyecto pasa por las siguientes fases. Definición de límites y alcances y estudio de factibilidad, organización de planeamiento, ejecución y control y por último finalización. En un proyecto de desarrollo de un sistema podemos tener una etapa de diseño de la arquitectura o no tenerla porque la organización ya cuenta con la misma o incluirla en la misma. Si el proyecto es demasiado incierto es recomendable trabajar con pequeños proyectos y escaso detalle de planificación, pero aun así todo proyecto se mueve por tres ejes importantísimos que son: el alcance, plazos y costos.

Con la finalización del proyecto el producto del mismo pasa a integrar el conjunto de elementos en operación, es decir el proyecto concluye, la operación se inicia. El ciclo de vida del proyecto dura en toda la etapa que se llevan a cabo las operaciones de la organización y durante la misma se aplicará un mantenimiento correspondiente a las operaciones.

Cada etapa del proceso de gestión de proyecto tiene sus objetivos, sus actividades y entregables típicos (productos intermedios) por ejemplo.

.Definición de límites y alcances de estudio de factibilidad,

las principales actividades son…. Identificar las

necesidades del usuario, determinar el alcance del proyecto, identificar alternativas para su realización, realizar el cálculo costo beneficio.

Organización y planeamiento.

Desarrollar el plan de trabajo, armar el grupo de trabajo, establecer los procedimientos de control y comunicación y establecer la documentación a utilizar.

Análisis y diseño.

Desarrollar el plan de trabajo a niveles de detalle, identificar los datos intervinientes, estructurarlos. Definir en detalle la visión externa, del sistema y definir la visión interna del sistema.

Adquisición, construcción y prueba.

Ejecutar las acciones necesarias para obtener el producto, ejecutar las acciones necesarias para aprobar el producto y preparar documentación para el producto y el usuario.

Puesta en marcha.

Entrenamiento a usuarios, conversión y vuelco de datos, instalación de hardware y relacionados.

Finalización.

Aceptación por el usuario, revisión y actualización final de la documentación, repaso de problemas, aprendizaje en el grupo y resignación de recursos y liberación de espacios.

La gestión de proyectos incluye la aplicación prácticas de habilidades, herramientas y técnicas en la actividad del proyecto para tender a alcanzar el producto esperado, el costo esperado y el tiempo esperado. Esta misma gestión está compuesta por dos partes importantes que son la visión técnica y las cuestiones humanas. La técnica incluye artefactos administrativos para gestionar las actividades mientras que la humana incluye técnicas de negociación, liderazgo y manejo en grupos en trabajo en general.

La descomposición de las tareas necesarias para la concreción del producto objeto del proyecto es a juicio de los autores, la actividad principal para facilitar la posterior gestión del proyecto. La cantidad de niveles de descomposición depende tanto de la naturaleza del elemento como de las características de su producción y la etapa del proyecto. El objetivo esencial del EDT es facilitar la coordinación de actividades y el control efectivo del avance del proyecto en alcance plazo y costo para poder ejecutar las correcciones necesarias en tiempo y forma.

El diagrama de barras muestra la duración de las tareas sobre un eje del tiempo, por otra parte el diagrama de red muestra cómo las actividades del proyecto fluyen de principio a fin, exponiendo las procedencias y dependencias. Facilita la visión de interrelaciones ya que las tareas se exponen en forma de red en lugar de en forma de línea, a la vez que dificulta la visión temporal de las actividades.

Hay que determinar cuál es el tiempo mínimo de duración del proyecto y cuales son las actividades que determinan esa duración. Los métodos conocidos como método del camino crítico y técnica de revisión y evaluación de programas tienen como objetivo determinar ese tiempo. Con ellos se explican las actividades que si se demoran impactan en la duración del proyecto conformando el camino crítico. La diferencia básica entre el ambos métodos es que mientras el primero supone que los tiempos de las actividades se conocen en forma deterministica, el otro supone que el tiempo para realizar una actividad es una variable aleatoria que sigue distribución de probabilidades beta la que permite aproximar la duración media y el desvío estándar de cada actividad.

Los costos del proyecto incluyen los insumos en general para los cuales normalmente se solicita un presupuesto y la aplicación del tiempo de los colaboradores asignados. Una de las técnicas más difundidas es la conocida como el análisis de puntos de función, puede utilizarse para estimar el esfuerzo requerido para el proyecto en estudio en función de la comparación de los puntos de función de los proyectos utilizados como base de estimación y el esfuerzo real insumido. Este modelo busca determinar una medida de las funciones cubiertas independiente de la tecnología que se utilice, la calidad de los recursos, el ambiente, etc.

Los pasos son. Se definen las tareas llevadas a cabo en base a atributos externos. Se toman todas las horas hombres aplicadas en la totalidad de las tareas y se realiza un ajuste final llegando a la cantidad de horas hombres por punto de función ajustada.

Comportamiento de los miembros de la empresa en donde encontraremos algunos problemas principales e influyentes como ser: Resistencia al cambio, problemas de comunicación e interpretación, problemas de asignación efectiva de recursos, modificaciones al alcance no consideradas como cambio y falta de habilidades.

Mediante la descomposición de las tareas cada persona sabe lo que debe hacer y en caso de tener inconvenientes en realizarlo puede advertir en forma temprana tanto el problema como el impacto del problema al responsable del proyecto para que se realicen los ajustes que corresponda. Mediante la comparación entre el plan del proyecto y el registro de actividades se pueden determinar las siguientes variaciones. Variación costos, plazo y alcance. Estas nos permiten determinar el presupuesto y el camino crítico ajustado y trabajando con los tres ejes determinar las tareas necesarias para recuperar el plazo original y respetar el presupuesto.

Típicamente ante problemas se cuenta con los siguientes recursos en forma individual o combinada. Ejecución de tareas adicionales, refuerzo de dotaciones o contrataciones adicionales y reducir alcances, esto significa asignar recursos para resolver el problema. Una situación que el responsable debe evitar es la inclusión de cambios sin advertirlos como tales.

Cada enfoque estructural tiende a diferentes efectos en la eficiencia y efectividad en el logro de los proyectos encarados, en tal sentido podemos mencionar: Grupos de proyectos armados sobre una organización funcional(pocas personas trabajan tiempo completo en el proyecto), grupos de proyecto armados como una organización matricial(los colaboradores en general mantienen la dependencia jerárquica) y grupos de proyectos independientes (se arma un grupo de colaboradores en los que son asignados al proyecto, dejando de trabajar en sus áreas originales. Para efectos de mejorar la gestión de proyectos algunas organizaciones crean oficinas específicas para el control de proyectos donde el objetivo es establecer efectivamente las prácticas y el comportamiento organizacional requerido para cumplir con los proyectos en tiempo, en presupuesto y alcance.

Los sistemas de aplicación para la gestión de proyectos ofrecen alcances si bien podemos mencionar, en la planificación del proyecto y en el avance del proyecto. Adicionalmente algunos paquetes disponibles ofrecen generación automática de alarmas, envío de email, posibilidad de utilización corporativa, análisis de variaciones, etc. Entre los más conocidos mencionamos a MS Project, Clarizen, Easy projects.net.